Politique mondiale d'approvisionnement et d'achats d'Equinix

Pour nous aider à identifier et à gérer efficacement les risques au sein du cycle de vie des fournisseurs et à protéger les intérêts de l’entreprise et de ses parties prenantes, Equinix a mis en place le programme de gestion des risques Know Your Supplier (KYS). 

KYS est un outil sécurisé basé sur le cloud utilisé pour évaluer et gérer stratégiquement les profils de risque de nos fournisseurs dans le monde entier.  KYS a été conçu comme une solution complète de gestion des risques, dont les éléments fondamentaux sont la fiabilité, la simplicité, la rapidité et l’évolutivité. KYS apporte à Equinix la certitude d’être en partenariat avec des fournisseurs de confiance.

Equinix utilise des sources de données propriétaires associées à des évaluations de due diligence des fournisseurs pour évaluer et gérer les risques nouveaux et émergents dans notre chaîne logistique. Lorsque les données ne sont pas disponibles, ne sont pas claires ou sont nécessaires pour satisfaire à une exigence de conformité, KYS sélectionne et envoie des questionnaires spécifiques aux fournisseurs pour évaluation. Les évaluations ont lieu sur un portail Web en ligne et ont été conçues pour être faciles à utiliser. 

Dans le cadre de notre processus de due diligence périodique, Equinix peut demander aux fournisseurs actuels et potentiels de réaliser des évaluations sur certains sujets, y compris, mais sans s’y limiter : 

• Critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) 
• Questionnaire d’évaluation de la sécurité (SAQ) 
• Confidentialité des données 
• Environnement, santé et sécurité (EHS) 

Si plusieurs évaluations sont nécessaires en fonction du périmètre de votre engagement avec Equinix, vous recevrez des e-mails distincts pour chaque questionnaire, envoyés à l’adresse e-mail fournie par votre responsable de la relation commerciale Equinix.

Pendant le processus d’évaluation des fournisseurs, y compris les attentes à votre égard en tant que répondant, l’utilisation de ces informations, l’objectif des évaluations et les prochaines étapes une fois l’évaluation terminée. 

Nos attentes vis-à-vis des fournisseurs : En tant que fournisseur actuel ou potentiel d’Equinix, nous attendons une réponse rapide à nos demandes d’informations et des réponses complètes et précises à nos questions, avec les attestations appropriées demandées.Nous accordons une grande importance à votre honnêteté et à votre clarté dans le cadre de notre processus de due diligence. 

En fournissant des données à la plateforme KYS, vous « attestez par l’action » que les données contenues dans le questionnaire sont vraies, exactes et correctes au mieux de vos connaissances et de vos convictions.   

Si des éléments à haut risque sont trouvés, nous entamerons des discussions avec vous pour atténuer le risque. 

Vos attentes à notre égard : Vous pouvez attendre d’Equinix un traitement sécurisé et responsable de vos données. Nous respectons et préservons leur confidentialité et nous avons veillé à ce que la plateforme SaaS que nous utilisons soit un lieu sécurisé pour stocker et gérer les données de notre atout le plus stratégique : nos fournisseurs. Les données que vous nous fournissez restent confidentielles conformément à l’accord de confidentialité que vous avez signé avec Equinix.

L’objectif de ce questionnaire est de fournir à Equinix des données pour déterminer les risques. Les questions nous permettront de gagner en visibilité sur les zones de risque potentielles qui pourraient avoir un impact négatif sur l’une ou les deux parties, si les risques venaient à se produire.  

 Si le risque est suffisamment élevé, Equinix contactera le fournisseur pour déterminer des mesures correctives à appliquer là où des contrôles insuffisants ont été identifiés, ce qui renforcera nos deux positions sur le marché.

Les données du questionnaire alimenteront notre registre des risques spécifique à vos réponses au(x) questionnaire(s) KYS. Les détails des risques associés peuvent être discutés entre vous et Equinix, et gérés en conséquence sur le portail KYS.

Oui.  Nous reconnaissons que les réponses à ce(s) questionnaire(s) peuvent impliquer diverses équipes au sein de votre entreprise. Des utilisateurs supplémentaires peuvent être invités en insérant des instructions.

Créez des identifiants sécurisés pour accéder à la plateforme KYS où vous trouverez tous vos questionnaires en attente de réponses. Si vous n’êtes pas la bonne personne qui devrait accomplir cette tâche, ou si plusieurs équipes collaborent pour remplir un questionnaire, veuillez contacter votre responsable de la relation commerciale qui vous aidera à attribuer aux contacts appropriés l’accès à la plateforme.

Dans la plateforme KYS (Prevalent), sous My Surveys (Mes sondages), vous trouverez la liste des sondages que vous devez remplir.

Vous devez répondre aux sondages et les envoyer dans un délai maximum de deux semaines à compter de la date d’envoi.

Les preuves venant appuyer vos réponses au questionnaire constituent un élément essentiel de toute évaluation de la due diligence. Cette preuve permet à l’équipe du domaine de risque concerné d’avoir la garantie qu’un certain contrôle est en place. Sans ces preuves, les réponses au questionnaire sont difficilement acceptables à des fins de due diligence.

Veuillez travailler avec le membre de l’équipe du domaine de risque associé au plan d’action et élaborer un plan d’action et des étapes pour remédier au manque de contrôle identifié lors de l’évaluation de la due diligence.

Pour toute question technique liée à la plateforme Prevalent, contactez : support@prevalent.net

Pour des questions liées aux évaluations, contactez : 

• Enquête environnementale, sociale et de gouvernance (ESG) : Supplier.Sustainblity@Equinix.com
• Sécurité des informations : Global-Infosec-TPRM@Equinix.com
• Confidentialité des données : informationgovernance@equinix.com
• Santé et sécurité environnementales : GlobalEHS@eu.equinix.com